Handbuch

Was du brauchst

Vier Dinge, ohne die es nicht geht. Fehlt eines davon, hat die Einrichtung keinen Zweck — der Systemcheck würde es dir später sagen, aber später ist teurer.

1. Paperless-ngx, empfohlen 3.xbookm8te ist gegen API-Version 10 gebaut, die Paperless-ngx 3.x ausliefert. Ab 2.x läuft es ebenfalls, dort fehlen aber einzelne Funktionen: Filter und Felder, die es damals noch nicht gab. Der Systemcheck meldet eine abweichende API-Version als Gelb, nicht als Rot — du kannst arbeiten, solltest es aber wissen.
2. PostgreSQL 16 und Docker oder PodmanDie Datenbank ist nicht austauschbar: Das Journal wird durch Datenbank-Trigger gegen Änderung und Löschung gesichert, und die Verkettung braucht Advisory Locks. SQLite kann beides nicht. Beide Container-Werkzeuge funktionieren; die mitgelieferte compose.yaml läuft mit Podman ebenso wie mit Docker.
3. Ein Zugang zu einem Sprachmodell im Anthropic-FormatGemeint ist die Schnittstelle /v1/messages. Ein OpenAI-kompatibler Dialekt reicht ausdrücklich nicht — auch dann nicht, wenn er behauptet, alles zu können: Er verwirft PDF-Anhänge stillschweigend. Belege, die nur als Bild vorliegen, kämen dort ohne Inhalt an, und du merkst es an nichts. Ob es der Anbieter selbst ist oder ein Gateway davor, spielt keine Rolle.
4. Zugriff auf die DATEV-Exporte des MandantenEntweder du exportierst selbst, oder dein Steuerberater liefert die drei Dateien. Für ihn sind das drei Klicks; welche, steht weiter unten. Ohne sie arbeitet bookm8te, aber deutlich schlechter.

Anforderungen an Paperless

Das ist der Abschnitt, an dem Einrichtungen scheitern — nicht weil etwas kompliziert wäre, sondern weil Paperless fehlende Rechte nicht als Fehler meldet, sondern als leeres Ergebnis. Nimm ihn ernster als die anderen.

bookm8te ändert in Paperless nichts an deinen Dokumenten außer den vier eigenen Zusatzfeldern, in denen der Bearbeitungsstand steht. Tags, Korrespondenten und Speicherpfade werden gelesen, nicht geschrieben.

1. Ein eigener Benutzer, kein geteilter ZugangLege in Paperless einen Benutzer nur für bookm8te an — kein Administrator, kein Mitarbeiterstatus. Der Grund ist praktisch: Im Änderungsprotokoll von Paperless siehst du dann auf einen Blick, was das Werkzeug getan hat und was ein Mensch. Mit einem geteilten Zugang ist diese Frage nachträglich nicht mehr zu beantworten, und genau sie stellt sich, wenn etwas unerwartet aussieht.
2. Die genauen RechteDokumente ansehen und bearbeiten. Zusatzfelder ansehen, anlegen und ändern — anlegen deshalb, weil bookm8te die vier Statusfelder beim ersten Lauf selbst erzeugt. Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade nur ansehen. Mehr braucht es nicht; weniger führt zu Fehlern, die schwer zu finden sind.
3. Bestandsdokumente freigebenRechte an einer Gruppe genügen nicht — jedes einzelne Dokument trägt in Paperless seine eigenen Berechtigungen. Filtere die Dokumentenliste auf deinen Tag, wähle alle aus, öffne Berechtigungen und gib der bookm8te-Gruppe Ansehen und Bearbeiten. Wähle dabei den Modus „zusammenführen“ und nicht „ersetzen“: „ersetzen“ nimmt allen anderen ihre Rechte an diesen Dokumenten weg.
4. Standardberechtigung für neue Dokumente setzenEinstellungen → Berechtigungen: dieselbe Gruppe als Vorgabe für neu erfasste Dokumente. Ohne diesen zweiten Schritt hast du den Bestand freigegeben und läufst beim nächsten eingescannten Beleg in dasselbe Problem — nur diesmal, ohne es zu erwarten.
5. Ein Tag für zu buchende BelegeEr markiert, was gebucht werden soll. Die ID steht in der Adresszeile, wenn du den Tag in Paperless öffnest. Vergibt Paperless ihn automatisch über den Klassifikator, landen darin auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Mahnungen. bookm8te sperrt solche Belege und bucht sie nicht — aber du solltest wissen, warum in deiner Liste plötzlich Gesperrtes auftaucht.
6. Speicherpfade als MandantentrennungLiegen mehrere Gesellschaften im selben Paperless, ist der Speicherpfad die Trennlinie: An ihm erkennt bookm8te, in wessen Buchhaltung ein Beleg gehört. Das ist zwingend, weil jede Gesellschaft eine eigene Mandantennummer, einen eigenen Kontenplan und eine eigene Bilanz hat — ein Beleg im falschen Rechtsträger ist keine Unordnung, sondern eine falsche Bilanz. Auch Speicherpfade natürlicher Personen brauchen einen eigenen Pfad, damit sie als nicht buchbar gekennzeichnet werden können.
7. Texterkennung: OCR möglichst nicht erzwingenbookm8te nutzt den Text, den Paperless ohnehin schon hat, und sieht das PDF nur an, wenn der Text nicht reicht. Bei PAPERLESS_OCR_MODE=skip — der Vorgabe — bleibt bei digital erzeugten PDF die eingebettete Textebene erhalten. Das ist der beste Fall: Der Text ist exakt, inklusive Beträgen und Rechnungsnummern. Steht dort force, lässt Paperless Tesseract auch über saubere PDF laufen und ersetzt eine fehlerfreie Textebene durch eine erkannte. Das Ergebnis ist schlechter, und die Fehler sind still.
8. Reverse Proxy richtig durchreichenFehlt der Header X-Forwarded-Proto oder die Einstellung PAPERLESS_URL, baut Paperless die Links zur nächsten Seite einer Trefferliste als http:// zusammen, obwohl du https:// aufrufst. bookm8te umgeht das und setzt das Schema selbst zurecht, sonst bräche jeder Lauf nach der ersten Seite ab. Geradeziehen solltest du es trotzdem — an derselben Stelle stolpern auch andere Werkzeuge, und dort ohne Umgehung.

Was du aus DATEV brauchst

Drei Exporte, alle unter Bestand → Exportieren → ASCII-Daten. Sie sind keine Pflicht — bookm8te arbeitet auch ohne sie —, aber sie machen den Unterschied zwischen einem Werkzeug, das aus dem Lehrbuch kontiert, und einem, das eure Praxis kennt.

1. Formatkategorie 21 — BuchungsstapelAm besten ein volles Wirtschaftsjahr, besser zwei. Daraus lernt bookm8te, welcher Geschäftspartner bei euch auf welchem Konto landet. Ohne diesen Export gibt es keine Präzedenzfälle; damit wird nichts automatisch freigegeben und jeder Vorschlag kommt allein aus dem Modell.
2. Formatkategorie 20 — SachkontenbeschriftungenEuer tatsächlicher Kontenplan. Damit prüft bookm8te vor jedem Export, ob ein vorgeschlagenes Konto beim Mandanten überhaupt existiert. Ohne diesen Export entfällt diese Prüfung, und ein Stapel kann Konten enthalten, die DATEV beim Import ablehnt.
3. Formatkategorie 16 — Debitoren-/KreditorenstammDie Personenkonten. Ohne sie landet jede Eingangsrechnung auf einem Sammelkonto statt auf dem Kreditor, und der Ausgleich offener Posten funktioniert in der Kanzlei nicht mehr.
4. Stammdaten je GesellschaftFür jede Gesellschaft brauchst du Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und Sachkontenlänge. Alle fünf stehen in der Kopfzeile jedes DATEV-Exports. Dazu Firmenname und Anschrift, damit geprüft werden kann, ob die Gesellschaft tatsächlich Rechnungsempfänger ist. Fehlt etwas davon, werden Belege dieser Gesellschaft erkannt und aufbewahrt, aber es entsteht kein Stapel: bookm8te rät keine Beraternummer.

Was bookm8te nicht ersetzt

Damit es keine Missverständnisse gibt, bevor du anfängst:

bookm8te schreibt nichts fest. Jeder Stapel wird mit Festschreibung 0 erzeugt; Prüfen und Festschreiben bleibt bei der Kanzlei. Ein festgeschriebener Stapel lässt sich nicht mehr korrigieren, nur noch stornieren — diese Entscheidung gehört nicht in ein Automatikwerkzeug.

bookm8te erstellt und übermittelt keine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Das ist eine Vorbehaltsaufgabe und bleibt es.

bookm8te ersetzt keinen Steuerberater. Es ist ein Werkzeug für die eigene Buchführung oder die der eigenen Kanzlei. Das Kontieren von Belegen für Dritte ist nach § 6 StBerG qualifizierten Personen vorbehalten — wer bookm8te für fremde Mandanten einsetzt, muss selbst zu diesem Kreis gehören.

Die Verantwortung für die Buchführung bleibt unverändert bei der Geschäftsführung. bookm8te erzeugt Vorschläge, keine Buchungen; wer freigibt, verantwortet die Freigabe. Auch eine automatische Freigabe ist eine Freigabe — die Schwellen dafür hast du gesetzt.

Grenzen, die du kennen solltest

bookm8te ist in einer bestimmten Umgebung entstanden und dort erprobt. Vieles davon ist allgemein, manches nicht. Diese Punkte können bei dir anders aussehen:

1. Andere KontenrahmenSKR04 ist der Rahmen, gegen den am gründlichsten geprüft wurde. SKR03 ist umgesetzt, aber weniger im Feld erprobt. Branchen- und Spezialkontenrahmen sind es nicht. Prüfe die ersten Stapel genauer, wenn du nicht SKR04 fährst.
2. Abweichende WirtschaftsjahreEin vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr ist berücksichtigt — der Stapel wird danach gebildet, weil im DATEV-Format nur Tag und Monat im Belegdatum stehen und das Jahr aus der Kopfzeile kommt. Erprobt ist überwiegend das Kalenderjahr; beim ersten Jahreswechsel lohnt ein genauer Blick auf die Stapelgrenzen.
3. Bankformate einzelner InstituteCAMT.053 und MT940 sind nach Spezifikation umgesetzt, ebenso die verbreiteten CSV-Ausleitungen. Institute weichen von Spezifikationen ab, jedes auf seine Weise. Fällt ein Auszug unvollständig ein, liegt es fast immer daran — nicht am Betrag.
4. § 13b und SteuerschlüsselDie DATEV-Vorgaben zu Reverse-Charge-Fällen und zu den Steuerschlüsseln hängen am Programmstand der Kanzlei. Was hier erzeugt wird, entspricht dem Stand, gegen den geprüft wurde. Weicht der Programmstand deiner Kanzlei ab, kann ein Schlüssel anders erwartet werden — das fällt beim Import auf, nicht später.

Der Weg eines Belegs

Ein Beleg durchläuft immer dieselben Stationen. Du siehst auf der Übersicht jederzeit, wo jeder einzelne gerade steht.

1. Eingesammeltbookm8te holt alle Dokumente mit dem eingestellten Tag aus Paperless.
2. Mandant zugeordnetDer Speicherpfad in Paperless sagt, zu welcher Gesellschaft der Beleg gehört. Zusätzlich wird geprüft, ob die Gesellschaft tatsächlich als Empfänger auf dem Beleg steht.
3. Belegart bestimmtRechnung, Gutschrift, Quittung — oder eben ein Lieferschein, der nicht gebucht werden darf.
4. AusgelesenBeträge, Steuersätze, Rechnungsnummer, Lieferant. Zuerst aus dem Text, den Paperless ohnehin schon hat; nur wenn der nicht reicht, wird zusätzlich das PDF angesehen.
5. GeprüftRund sechzig Regeln — Rechenprobe, Pflichtangaben, Steuerlogik, Kontenprüfung gegen euren Kontenplan.
6. VorgeschlagenKonto und Gegenkonto, überwiegend aus eurer eigenen Buchungshistorie.
7. FreigegebenVon dir, oder automatisch — aber nur bei hoher Sicherheit, ohne Befunde und bei bekanntem Geschäftspartner.
8. Im StapelGesammelt je Gesellschaft und Wirtschaftsjahr.
9. ExportiertCSV und Beleg-Archiv, in einem Zug erzeugt.
10. In DATEVErkannt am Rückexport aus DATEV oder von dir bestätigt.

Was bookm8te ausdrücklich nicht tut

Diese Grenzen sind bewusst gesetzt und lassen sich nicht abschalten.

1. Nicht festschreibenDer Stapel wird immer mit Festschreibung 0 erzeugt. Prüfen und Festschreiben bleibt bei der Kanzlei. Ein festgeschriebener Stapel lässt sich nicht mehr korrigieren, nur noch stornieren.
2. Keine Umsatzsteuer-VoranmeldungDas ist eine Vorbehaltsaufgabe. bookm8te erstellt und übermittelt sie nicht.
3. Keine Beträge ratenSteht ein Betrag im Text nicht lesbar, wird das PDF angesehen. Ist er auch dort nicht lesbar, geht der Beleg an dich — auch wenn er sich rechnerisch ergänzen ließe.
4. Nicht im falschen Rechtsträger buchenWidersprechen sich Speicherpfad und Rechnungsempfänger, entscheidest du. Belege aus privaten Speicherpfaden werden nie kontiert.

1. Paperless vorbereiten

bookm8te braucht einen eigenen Benutzer in Paperless. Ein eigener Benutzer statt deines eigenen Zugangs hat einen praktischen Grund: Im Änderungsprotokoll von Paperless siehst du dann sofort, was das Werkzeug getan hat und was du selbst.

1. Benutzer anlegenVerwaltung → Benutzer. Kein Administrator, kein Mitarbeiterstatus.
2. API-Token erzeugenMit dem neuen Benutzer anmelden, Mein Profil öffnen, beim Feld API-Token auf den Kreispfeil klicken. Der Token gehört in die Konfigurationsdatei, nicht in eine E-Mail.
3. Gruppe anlegen und Rechte gebenVerwaltung → Gruppen, den Benutzer hineinlegen. Die Gruppe braucht Lese- und Schreibrecht auf Tags und benutzerdefinierte Felder, Leserecht auf Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade.
4. Dokumente freigebenDokumentenliste, alle auswählen, Berechtigungen öffnen, der Gruppe Ansehen und Bearbeiten geben — im Modus „zusammenführen“, nicht „ersetzen“.
5. Standardberechtigung setzenEinstellungen → Berechtigungen: dieselbe Gruppe für neu erfasste Dokumente. Ohne das läuft dir das Problem bei jedem neuen Beleg wieder ein.
6. Tag festlegenEin Tag markiert die Belege, die gebucht werden sollen. Die ID steht in der Adresszeile, wenn du den Tag in Paperless öffnest.

2. Gesellschaften anlegen

Jede Gesellschaft, für die gebucht wird, braucht einen Eintrag. Die Zuordnung läuft über den Speicherpfad in Paperless.

Ohne vollständige Stammdaten entsteht für eine Gesellschaft kein Stapel. Die Belege werden trotzdem erkannt und aufbewahrt — sie warten, bis die Nummern da sind.

1. Beraternummer und MandantennummerStehen in der Kopfzeile jedes DATEV-Exports. Frag notfalls deinen Steuerberater.
2. WirtschaftsjahresbeginnMeist der 1. Januar. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr trägt bookm8te dem bei der Stapelbildung Rechnung.
3. Kontenrahmen und SachkontenlängeSKR03 oder SKR04, Länge meist 4. Personenkonten sind dann genau eine Stelle länger, also fünfstellig.
4. Firmenname und AnschriftDamit geprüft werden kann, ob die Gesellschaft tatsächlich als Empfänger auf dem Beleg steht. Trage auch abweichende Schreibweisen ein, unter denen ihr adressiert werdet.
5. Privatpersonen kennzeichnenSpeicherpfade natürlicher Personen als nicht buchbar markieren. Einkommen- oder Kirchensteuer in einer GmbH zu buchen, führt in den Bereich der verdeckten Gewinnausschüttung.

3. Drei Dateien aus DATEV besorgen

Diese Exporte machen den Unterschied zwischen einem Werkzeug, das aus dem Lehrbuch kontiert, und einem, das eure Praxis kennt. Alle drei liegen in DATEV unter Bestand → Exportieren → ASCII-Daten.

1. Buchungsstapel, Formatkategorie 21Am besten ein ganzes Wirtschaftsjahr, besser zwei. Daraus lernt bookm8te, welcher Lieferant bei euch auf welchem Konto landet. Das ist der größte Hebel für die Treffsicherheit — und braucht kein Sprachmodell.
2. Sachkontenbeschriftungen, Formatkategorie 20Euer tatsächlicher Kontenplan. Damit prüft bookm8te vor jedem Export, ob ein Konto überhaupt existiert. Kontenrahmen ändern sich jährlich, und jede Kanzlei legt eigene Konten an.
3. Debitoren- und Kreditorenstamm, Formatkategorie 16Die Personenkonten. Ohne sie landet jede Eingangsrechnung auf einem Sammelkonto statt auf dem Kreditor, und der Ausgleich offener Posten funktioniert bei deinem Steuerberater nicht.

4. Sprachmodell verbinden

bookm8te spricht mit einem Gateway im Anthropic-Format. Adresse und Schlüssel gehören in die Konfigurationsdatei.

Der Zugang wird beim Start geprüft: Ist der Modellname unbekannt, bricht bookm8te ab. Das klingt streng, hat aber einen Grund — viele Gateways lehnen einen Tippfehler im Modellnamen nicht ab, sondern antworten still mit ihrem Standardmodell. Den Fehler würdest du sonst nie bemerken.

Belege vormerken

Alles, was gebucht werden soll, bekommt in Paperless den eingestellten Tag. Wenn Paperless den Tag automatisch vergibt, kontrolliere die Treffer gelegentlich — Klassifikatoren erwischen auch Lieferscheine.

bookm8te holt neue Belege selbständig ab und wertet sie aus. Das dauert pro Beleg einige Sekunden.

Freigeben

Im Review siehst du links den Beleg und rechts den Buchungsvorschlag. Jeder Vorschlag nennt seine Begründung und, falls er nicht automatisch freigegeben wurde, den Grund dafür.

Belege sind nach Dringlichkeit sortiert: erst was blockiert, dann was geprüft werden muss, dann der Rest.

1. BlockerDer Beleg kann so nicht gebucht werden. Meist fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG oder die Rechenprobe geht nicht auf.
2. VollreviewGroße Beträge oder unklarer Steuersachverhalt. Hier lohnt der Blick auf den Originalbeleg.
3. Leichtes ReviewPlausibel, aber etwas fehlt zur automatischen Freigabe — meist ein noch unbekannter Geschäftspartner.
4. AutomatischBereits freigegeben. Eine Stichprobe wird dir trotzdem vorgelegt.

Stapel erzeugen und einlesen

Ein Stapel enthält immer genau eine Gesellschaft und ein Wirtschaftsjahr. Das ist keine Ordnungsliebe: Im DATEV-Format steht im Belegdatum nur Tag und Monat, das Jahr kommt aus der Kopfzeile.

Du bekommst zwei Dateien, die zusammengehören: die CSV mit den Buchungssätzen und ein Archiv mit den Belegen. Liefere sie immer gemeinsam aus — getrennt entstehen tote Belegverweise.

1. In DATEV importierenBestand → Importieren → ASCII-Daten. Der Stapel kommt ungeprüft und nicht festgeschrieben an.
2. Prüfen lassenDein Steuerberater sieht die Buchungen wie jede andere Vorerfassung und schreibt sie nach der Prüfung fest.

Erkennen, was schon in DATEV ist

Damit kein Beleg zweimal in einem Stapel landet, führt bookm8te ein Verzeichnis aller Exporte. Was einmal exportiert wurde, kommt nie in einen zweiten Stapel.

Verlass dich aber nicht darauf allein — DATEV lehnt einen zweimal importierten Stapel nicht zuverlässig ab. Es gibt zwei Wege, den Kreis zu schließen:

1. BestätigenNach dem Import markierst du den Stapel als eingelesen. Einfach, aber auf deine Disziplin angewiesen.
2. Rückexport abgleichenDu exportierst den Stapel aus DATEV zurück und lädst ihn hier hoch. bookm8te gleicht ab und markiert die Belege selbst. Der bessere Weg — er zeigt dir auch, wo die Kanzlei etwas geändert hat, statt es zu verschlucken. Jede solche Korrektur verbessert künftige Vorschläge.

Kontoauszug gegenprüfen

Belege sagen, was bezahlt werden sollte. Der Kontoauszug sagt, was tatsächlich geflossen ist. Wo beides auseinanderläuft, fehlt fast immer ein Beleg oder eine Buchung stimmt nicht.

Lade den Auszug als CAMT.053, MT940 oder CSV hoch. bookm8te ordnet jede Bewegung zu und zeigt dir vier Gruppen:

1. Eindeutig zugeordnetBetrag, Datum und Rechnungsnummer passen. Nichts zu tun.
2. Zahlung ohne BelegEs ist Geld geflossen, aber kein Beleg dazu erfasst. Meist fehlt er in Paperless.
3. Beleg ohne ZahlungGebucht, aber nicht bezahlt. Entweder offen — oder von einem anderen Konto beglichen.
4. BetragsabweichungFast immer Skonto. bookm8te zeigt die Differenz, damit du sie richtig buchen kannst.

Was nie automatisch freigegeben wird

Unabhängig davon, wie sicher sich das Modell ist, gehen diese Fälle immer an einen Menschen:

1. Gesellschafter- oder GeschäftsführerbezugRisiko der verdeckten Gewinnausschüttung.
2. LohnbelegeDie Buchungen kommen aus dem Lohnprogramm. Hier gebucht, stünden sie doppelt.
3. Bescheide des FinanzamtsWerden in Abstimmung mit der Kanzlei gebucht.
4. Anlagenzugänge über 800 EuroAbschreibungsdauer und Sammelposten sind eine Entscheidung, keine Ableitung.
5. PeriodenabgrenzungenWirken auf den Jahresabschluss.
6. Erstmalige Reverse-Charge-FälleBeim ersten Mal gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geprüft.
7. Storni in festgeschriebene ZeiträumeBraucht Abstimmung.
8. Fremdwährung ohne amtlichen KursDer Kurs muss belegbar sein.
9. Beträge über 5.000 EuroNie automatisch. Über 25.000 Euro immer volle Prüfung.

Warum Belegtext misstrauisch behandelt wird

Der Text auf einem Beleg stammt von Dritten. Er kann Sätze enthalten, die wie Anweisungen an ein Sprachmodell aussehen — absichtlich oder zufällig.

bookm8te begegnet dem auf drei Ebenen: Der Belegtext wird als fremdes Datenmaterial gekennzeichnet übergeben. Das Modell darf ausschließlich ein eng umrissenes Formular ausfüllen und hat keine Werkzeuge mit Außenwirkung. Und jedes vorgeschlagene Konto wird gegen euren Kontenplan geprüft, bevor es in einen Stapel kommt.

Fällt in einem Beleg Text auf, der nach einem Manipulationsversuch aussieht, wird der Beleg nicht blockiert — er wird dir vorgelegt. Eine Rechnung, die einem Sprachmodell Anweisungen erteilt, ist ein Vorgang, den ein Mensch sehen sollte.

Das Journal

Jede Zustandsänderung, jede Freigabe und jede Korrektur wird protokolliert. Die Einträge lassen sich nicht ändern und nicht löschen — das verhindert die Datenbank selbst, nicht nur die Anwendung.

Jeder Eintrag trägt den Fingerabdruck seines Vorgängers. Eine nachträgliche Änderung bricht die Kette und ist damit nachweisbar. Das ist die technische Entsprechung der Unveränderbarkeit, die die GoBD verlangen.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. bookm8te erzeugt sie selbst — einschließlich der Angaben zum Einsatz des Sprachmodells: welches Modell, welche Fassung der Anweisungen, wie die Sicherheit berechnet wird, ab wann automatisch freigegeben wird.

Ein Wechsel des Modells ist ein dokumentationspflichtiges Ereignis und wird im Journal festgehalten.

Es kommen weniger Belege an, als in Paperless getaggt sind

Der bookm8te-Benutzer sieht nur Dokumente, für die er Leserecht hat. Alle anderen liefert Paperless als „nicht gefunden“ aus — sie fehlen still.

Der Systemcheck erkennt das und bricht den Lauf ab, statt weniger zu verarbeiten. Die Behebung steht dort Schritt für Schritt.

DATEV lehnt den Import ab

Meist liegt es an einem dieser Punkte:

1. Berater- oder Mandantennummer passt nichtDie Nummern in der Kopfzeile müssen zum Bestand passen, in den importiert wird.
2. Der Stapel überspannt zwei WirtschaftsjahreKann nicht sein — bookm8te verhindert das. Prüfe, ob der richtige Bestand geöffnet ist.
3. Formatversionbookm8te schreibt Version 700, Formatkategorie 21, Formatversion 13. Sehr alte DATEV-Programmstände kennen das nicht.
4. ZeichensatzDie Datei ist Windows-1252 kodiert, so wie DATEV es vorsieht. Wird sie unterwegs durch ein Werkzeug geschleust, das sie nach UTF-8 wandelt, sind Umlaute zerstört.

Die Auswertung stockt

Der Zugang zum Sprachmodell hat ein Kontingent mit einem Fünf-Stunden- und einem Sieben-Tage-Fenster. bookm8te drosselt von selbst, sobald es zur Neige geht, und setzt später fort. Auf der Übersicht siehst du die Auslastung und den Zeitpunkt der Zurücksetzung.

Beim ersten Lauf über viele Altbelege ist das normal. Im laufenden Betrieb mit einigen Dutzend Belegen im Monat kommt es kaum vor.