Voraussetzungen
Was du besorgt haben musst, bevor das erste Eingabefeld Sinn ergibt.
Diese Seite hat kein Eingabefeld. Sie steht am Anfang, weil die Hälfte aller gescheiterten Einrichtungen daran scheitert, dass in Paperless ein Recht fehlt oder aus DATEV eine Datei — und das merkt man sonst erst drei Schritte später.
- Paperless-ngx ab Version 2.x, empfohlen 3.x bookm8te ist gegen API-Version 10 gebaut und schreibt diese Version in jede Anfrage. Ältere Stände kennen einzelne Filter und Felder nicht. Läuft bei dir noch 1.x, richte zuerst die Aktualisierung ein — der Assistent sagt dir in Schritt 2, welche Version tatsächlich antwortet. Paperless → Verwaltung
- Ein eigener Benutzer in Paperless, nur für bookm8te Nicht dein persönliches Konto. Im Änderungsprotokoll von Paperless siehst du sonst nie, was das Werkzeug getan hat und was du selbst. Von diesem Benutzer brauchst du den API-Token: Profilmenü → Mein Profil → beim Feld API-Token auf den Kreispfeil klicken. Paperless → Mein Profil
- Lese- UND Schreibrecht auf die Dokumente Nur „Ansehen“ reicht nicht. Ohne „Bearbeiten“ kann bookm8te den Bearbeitungsstand nicht nach Paperless zurückschreiben — du siehst dort dann nicht, welcher Beleg schon gebucht ist. Vergib das Recht über eine Gruppe und setze dieselbe Gruppe als Standardberechtigung für neu erfasste Dokumente, sonst tritt das Problem bei jedem neuen Beleg wieder auf. Paperless → Verwaltung → Gruppen
- Lese- und Schreibrecht auf Zusatzfelder bookm8te legt vier Zusatzfelder an und pflegt darin den Stand. Ohne Schreibrecht auf Zusatzfelder schlägt das Anlegen fehl; Tags werden dabei nicht angefasst. Paperless → Verwaltung → Zusatzfelder
- Leserecht auf Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade Fehlt es, ist das der gefährlichste Fehler in einem Buchhaltungswerkzeug: Paperless antwortet auf Dokumente ohne Leserecht mit „nicht gefunden“. Sie sehen für bookm8te aus, als gäbe es sie nicht — nichts schlägt fehl, nichts wird geloggt, und der Bericht meldet, alles sei verarbeitet. Paperless → Verwaltung
- Ein Tag, der zu buchende Belege markiert Was diesen Tag trägt, holt bookm8te ab. Er darf ruhig automatisch vergeben werden — dann liegen aber auch Belege darin, die niemand bewusst vorgemerkt hat, und die Belegart-Sperre wird wichtig. Den Tag wählst du in Schritt 3 aus einer Liste; du musst keine ID abtippen. Paperless → Tags
- Speicherpfade als Mandantentrennung Liegen mehrere Gesellschaften im selben Paperless, muss jede einen eigenen Speicherpfad haben. Der Speicherpfad ist in bookm8te der Mandantenschlüssel. Ohne diese Trennung landet ein Beleg im falschen Rechtsträger — und das ist keine Unsauberkeit, sondern eine Buchung in einer fremden Bilanz. Paperless → Speicherpfade
- Ein Zugang zu einem Sprachmodell im Anthropic-Format Adresse und Schlüssel. bookm8te spricht ausschließlich diesen Dialekt — ein Zugang im OpenAI-Format funktioniert nicht, auch nicht „fast“.
- Drei Exporte aus DATEV Alle drei liegen unter Bestand → Exportieren → ASCII-Daten: der Buchungsstapel (Formatkategorie 21), die Sachkontenbeschriftungen (Formatkategorie 20) und der Debitoren-/Kreditorenstamm (Formatkategorie 16). Für deinen Steuerberater sind das drei Klicks; die Formatkategorien sind ihm ein Begriff. DATEV → Bestand → Exportieren → ASCII-Daten
- Die Stammdaten je Gesellschaft Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres und Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) samt Sachkontenlänge. bookm8te rät keine Beraternummer: Ein Mandant ohne diese Angaben wird gelesen und aufbewahrt, aber es entsteht kein Stapel. DATEV → Bestandsdienste
Was bookm8te ist — und was nicht
bookm8te erzeugt Buchungsvorschläge, keine festgeschriebenen Buchungen. Jeder Vorschlag ist bis zum Export änderbar, und der Export erzeugt einen Stapel, den in DATEV noch ein Mensch festschreiben muss. Das Kontieren für Dritte ist nach § 6 StBerG qualifizierten Personen vorbehalten — dieses Werkzeug ersetzt sie nicht, es bereitet ihnen vor.